Weg mit Papier-, Druck- und Portokosten

Digitaler Dokumentenversand ist nachhaltig und vor allem sicher und kostensparend.

Papier Adieu

Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen Ihrer Lieferanten, werden digitalisiert.  Und keine Sorge: die länder- und branchenspezifischen Anforderungen für EDI- und (E-)Rechnungsstellung werden natürlich erfüllt. So handeln Sie bei Transaktionen vollständig konform zum geltenden Gesetz.

Rechtlich gleichgestellt mit der alten Papierrechnung

Seit Mitte 2021 ist der elektronische Rechnungsversand der Papierrechnung gleichgestellt. Es handelt sich bei der E-Invoice (Electronical Invoice) um eine besondere Form des elektronischen Dokumentenversandes.

Das digitale Dokument muss die gleichen Angaben enthalten und unterliegt den gleichen Rechtsgrundlagen, wir ihr Papiervorgänger. Der Vorteil ist, dass der Rechnungsprozess schneller fehlerfrei (da automatisiert) abläuft, wenn der gesamte Prozess digital abläuft.

Die Vorteile im Überblick

Kostensenkung: Papier, Druckkosten, Porto, Briefumschläge, Stempel uvm. entfallen. Ihre Mitarbeiter durch die Automatisierung wichtigere Aufgaben übernehmen als Papier zu bedrucken und Rechnungen zu falten.

Effizientere Prozesse:  Menschliche Versäumnisse sowie fehlerhafte Texterkennung bei gescannten Papierrechnungen werden vermieden. Insgesamt sorgen elektronische Rechnungen für einen schlankeren Rechnungsprozess und kürzere Durchlaufzeiten. 

Mehr Sicherheit: E-Invoices können für erhöhte Datensicherheit verschlüsselt übertragen werden. 

Verbesserter Cashflow: Die elektronische Erstellung, Übertragung und Bearbeitung von Rechnungen ist deutlich schneller als die papierbasierte Übermittlung. Das verkürzt die Zeit von der Rechnungsstellung bis zur Bezahlung und erhöht damit die Liquidität des Unternehmens. 

Transparenzsteigerung: Für verbesserte Transparenz werden alle Rechnungen, Prozesse und Freigaben beim E-Invoicing digital erfasst und dargestellt. Dadurch können Verantwortliche jederzeit den Status einer Rechnungsbearbeitung verfolgen. 

Gesetzliche Vorgaben für elektronische Rechnungen

Der Gesetzgeber hat die E-Invoice im E-Government-Gesetz (EGovG) definiert. Demnach handelt es sich nur um eine elektronische Rechnung, wenn „sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.“ 

Die Inhalte von E-Rechnungen müssen also so formatiert und ausgezeichnet sein, dass sie vom System des Verkäufers zum System des Käufers transferiert und dort automatisiert bearbeitet werden können. Der europäische Standard für strukturierte Rechnungsdaten und die Optionen für die ordnungsgemäße Übermittlung sind in der EU-Norm EN16931 definiert.  

Strukturierte Rechnungsdaten sind ausschließlich maschinell lesbar. Die interne Rechnungsprüfung und Freigabe müssen jedoch teilweise von Menschen durchgeführt werden, weshalb hybride Formate strukturierte Daten mit einer visuellen Darstellung verknüpfen. Dazu gehört auch das elektronische Rechnungsdatenformat ZUGFeRD. Dieses steht auf der Website des Forums elektronische Rechnung Deutschland kostenlos zum Download bereit.  

Rein visuelle digitale Rechnungen wie Bilddateien von Rechnungen, PDFs und HTML-Rechnungen ohne strukturierte Daten erfüllen die gesetzlichen Anforderungen hingegen nicht und gelten deshalb nicht als E-Invoices.